La gestión eficiente de datos es crucial para el éxito. Muchas empresas se enfrentan a desafíos como la fragmentación de información, la duplicación de datos y procesos ineficientes. HubSpot ofrece una solución poderosa a través de sus custom objects.
Veamos en este artículo cómo esta herramienta puede transformar la manera en que las empresas manejan sus datos.
¿Qué son los custom objects en HubSpot?
Los custom objects en HubSpot permiten a las empresas representar relaciones y modelos de datos que no encajan en los objetos estándar del sistema (como contactos, empresas o negocios). Esta flexibilidad permite adaptar el CRM a las necesidades específicas de cada negocio.
Beneficios de utilizar custom objects:
- Centralización de datos: Reduce la necesidad de hojas de cálculo y sistemas dispersos.
- Personalización: Adapta el CRM a los procesos únicos de tu negocio.
- Mejora en la toma de decisiones: Acceso a datos más completos y relacionados.
- Eficiencia operativa: Reduce la duplicación de esfuerzos y errores en la entrada de datos.
Caso práctico: Transformando la gestión de datos en una academia de idiomas
Imaginemos una academia de idiomas llamada "Polyglot Academy", que ofrece cursos de varios idiomas en diferentes niveles y modalidades. Antes de implementar custom objects en HubSpot, enfrentaban varios desafíos en la gestión de su información:
Situación inicial:
- Utilizaban múltiples hojas de cálculo para gestionar información sobre cursos, estudiantes y profesores.
- La información sobre el progreso de los estudiantes estaba dispersa en diferentes sistemas.
- Era difícil relacionar efectivamente a los estudiantes con sus cursos y profesores.
- El seguimiento de pagos y la programación de clases eran procesos manuales propensos a errores.
Implementación de custom objects:
Polyglot Academy decidió aprovechar los custom objects de HubSpot para centralizar y optimizar su gestión de datos. Implementaron los siguientes objetos personalizados:
- Objeto "Cursos":
- Propiedades: Idioma, Nivel, Modalidad (presencial/online), Duración, Precio, Capacidad máxima.
- Asociaciones: Vinculado a objetos de Contactos (estudiantes y profesores) y Negocios (inscripciones).
- Objeto "Clases":
- Propiedades: Fecha, Hora, Aula/Link de videoconferencia, Tema de la lección.
- Asociaciones: Vinculado a objetos de Cursos y Contactos (profesores y estudiantes).
- Objeto "Evaluaciones":
- Propiedades: Tipo de evaluación, Fecha, Calificación, Comentarios del profesor.
- Asociaciones: Vinculado a objetos de Contactos (estudiantes) y Cursos.
Proceso de implementación:
- Análisis de necesidades: El equipo de Polyglot Academy trabajó para identificar los datos críticos que necesitaban gestionar.
- Diseño de objetos: Se definieron cuidadosamente las propiedades y relaciones de cada objeto personalizado para asegurar una estructura de datos eficiente.
- Migración de datos: Se importaron los datos existentes de las hojas de cálculo y sistemas antiguos a los nuevos objetos personalizados en HubSpot.
- Desarrollo de procesos: Se crearon workflows para tareas como la asignación de estudiantes a clases y el seguimiento de pagos.
- Capacitación del personal: Se realizaron sesiones de formación para asegurar que todo el equipo pudiera utilizar eficazmente el nuevo sistema.
Resultados:
- Visión centralizada: Ahora, el personal de Polyglot Academy puede ver toda la información relevante de un estudiante en un solo lugar, incluyendo sus cursos actuales, historial de clases y evaluaciones.
- Mejora en la atención al cliente: Los asesores pueden responder rápidamente a las consultas de los estudiantes con información precisa sobre su progreso y opciones de cursos.
- Optimización de recursos: La academia puede analizar fácilmente la popularidad de los cursos y ajustar su oferta en consecuencia.
- Automatización de procesos: La programación de clases y el seguimiento de pagos se han automatizado en gran medida, reduciendo errores y ahorrando tiempo al personal administrativo.
- Reportes avanzados: La dirección puede obtener informes detallados sobre el rendimiento de cursos, profesores y estudiantes, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
- Mejora en la retención de estudiantes: Con un seguimiento más cercano del progreso de los estudiantes, la academia puede intervenir proactivamente cuando un estudiante muestra signos de dificultad o desinterés.
Conclusión
Los custom objects de HubSpot permitieron a Polyglot Academy transformar su gestión de datos, mejorando significativamente su eficiencia operativa y la experiencia de sus estudiantes. Esta solución demuestra cómo las empresas con necesidades específicas pueden aprovechar la flexibilidad de HubSpot para crear un sistema de CRM verdaderamente adaptado a su negocio.
