Si tu empresa es como la mayoría, estás en proceso de transformar tus operaciones. Pero debe ser consciente de uno de los escollos más comunes al implantar nuevas tecnologías: ejecutar el proyecto antes de decidir cómo debe ser tu estrategia en HubSpot.
Como dice Harvard Business Review, «la mayoría de las tecnologías digitales ofrecen posibilidades de aumentar la eficiencia y la proximidad al cliente. Pero si las personas carecen de la mentalidad adecuada para el cambio y las prácticas organizativas actuales son defectuosas, la transformación digital simplemente magnificará esos defectos».
Decidir una estrategia concreta antes de la ejecución es especialmente importante cuando se trabaja con proveedores de soluciones y consultores. Esto es lo que puedes hacer.
01. Compromiso con el proceso de descubrimiento
El periodo de descubrimiento es cuando tus proveedores de soluciones y cualquier otro partner tecnológico evalúan completamente tu negocio. Analizarán tus tecnologías actuales, así como tus procesos y el talento interno.
Puede ser tentador saltarse este proceso cuando se trabaja con partners externos. Lleva su tiempo, por lo que puede parecer que te estás haciendo a un lado cuando se podrían hacer cambios impactantes.
Pero este periodo de descubrimiento es crucial para el éxito de todo el proyecto. Es necesario que entiendas primero cuáles son tus puntos fuertes y débiles antes de hacer cualquier cambio importante en el funcionamiento de tu empresa. También es una oportunidad para que los miembros de tu equipo aporten su opinión sobre lo que hay que arreglar e incluso sobre qué tecnologías podrían ayudar.
Una vez finalizado el periodo de descubrimiento, tú y tus partners deberíais tener una idea bastante clara de la situación de tu empresa, de las herramientas que necesitas adoptar y de los procesos que debes cambiar. Incluso podría ser que algunas de tus tecnologías te funcionen bien y no necesites una revisión completa.
Esto te ayudará a predecir mejor el alcance de tu proyecto y a incluirlo en tus planes para el futuro inmediato.
02. Acuerda el alcance
Con una evaluación completa de tu negocio, tus partners de implementación pueden ahora esbozar el alcance del trabajo que harán. Este no es sólo un paso importante para tus partners, sino que también es una forma importante de asegurarte de que tus partners y proveedores de soluciones están siendo justos y transparentes.
Tus partners podrán proporcionarte una documentación clara de lo que pretenden hacer, cuánto tiempo llevará y cuánto costará. Esto te permite integrar los servicios de implantación en tu calendario y presupuesto de forma más eficaz, para que no interfieran en tus operaciones diarias.
Es posible que necesites esta información si tienes partes interesadas internas que aún no han aceptado el proyecto.
03. Desarrolla tu estrategia en HubSpot
Una vez que hayas establecido el alcance de tu proyecto, puedes empezar a esbozar tu estrategia principal. Ésta detallará cada paso de tu proyecto de implementación y mostrará cómo esos cambios beneficiarán a tu negocio.
Por lo general, tu estrategia en HubSpot trabajará directamente en aquellas áreas que necesitan ser arregladas en tus procesos. Mediante la implantación de nuevas tecnologías, podrás aumentar la eficiencia, mejorar la rentabilidad de tu empresa o incluso facilitar la vida de tus empleados. Incluso una simple mejora de la interfaz de usuario puede hacer maravillas en tu productividad.
Tu estrategia en HubSpot también debe abordar la cuestión de la gestión del cambio. Es posible que los miembros de tu equipo tengan que aprender nuevas herramientas y tecnologías antes de empezar a generar valor para tu empresa.
Tampoco deberías tomar decisiones tecnológicas a puerta cerrada. Según Forbes, «es mucho mejor ser abierto y honesto e incluir a las personas en todas las partes del proceso de adopción de la tecnología. El resultado suele ser mejor y conduce a la adopción de la tecnología a un ritmo mucho más rápido».
Una vez diseñada, la estrategia debe incluir una serie de puntos de control o hitos, así como plazos para completarlos. Esta será tu hoja de ruta para la implantación.
04. Ejecuta tu proyecto
Ahora estás listo para ejecutar tu proyecto.
Dependiendo de tu estrategia en HubSpot, es posible que quieras ejecutar tu proyecto gradualmente o realizar «sprints». Esto te permite hacer cambios rápidamente y luego tomarte un tiempo para evaluar y reacomodarte a esos cambios.
Sea cual sea el método que elijas, es importante que te mantengas al tanto de los plazos y los hitos importantes. También tendrás que hacer que tus partners asuman sus responsabilidades.
Una vez ejecutado el proyecto, puedes medir los resultados a lo largo de un periodo para determinar los beneficios de tu inversión. Esto también te ayudará a identificar cualquier cambio que necesites hacer en tu implementación o cualquier otro beneficio que puedas obtener de tu nueva tecnología.
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Un plan de proyecto bien documentado puede garantizar que no se produzcan sorpresas innecesarias durante la ejecución del proyecto. También puede ser un gran argumento de venta para las partes interesadas internas que están preocupadas por el coste y el alcance.
Si estás pensando en implementar HubSpot o en cambiar tus procesos de negocio, no necesitas buscar mucho para obtener ayuda. Smartbound puede ayudarte a identificar las áreas de mejora, implementar una estrategia y ejecutar tu próximo proyecto.
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