Un punto de dolor común que he visto como partner de HubSpot es cuando el portal no ha sido limpiado o auditado y los datos y workflows se convierten en un lío.
Si has asumido recientemente la responsabilidad de gestionar la cuenta de HubSpot de tu empresa – o simplemente ha pasado un año desde la última limpieza del portal de HubSpot – es el momento de realizar una auditoría.
Puede que no suene como la cosa más divertida del mundo, pero una auditoría metódica de tu portal de HubSpot establecerá una base de datos de contactos más organizada, una segmentación más fácil, datos más limpios para el análisis y un mejor rendimiento general.
Después de haber realizado auditorías de HubSpot a lo largo de los años para clientes y prospectos, hemos interiorizado nuestro proceso y probablemente podríamos hacer mucho de esto mientras dormimos. (Bueno, tal vez no en nuestro sueño, aunque estoy bastante seguro de que he tenido al menos un sueño de auditoría de HubSpot. No me juzgues).
Mientras que cada portal es diferente y las auditorías no son 100% de talla única, hay ciertas áreas que, desde un punto de partida, siempre inspeccionamos cuando estamos echando un vistazo bajo el capó. Si quieres auditar tu portal de HubSpot, no dudes en utilizar esta lista de comprobación para asegurarte de que estás cubriendo tus bases.
Nota: la siguiente lista de verificación asume una familiaridad con HubSpot y la terminología relacionada.
1. Limpieza de contactos y empresas
Los contactos y las empresas son los cimientos de una base de datos eficaz y deberían limpiarse regularmente (una frecuencia trimestral suele ser una buena cadencia).
Para tener una idea de lo bien organizadas que están las cosas -y de la cantidad de trabajo de limpieza que puedes tener por delante- empieza por sacar tus contactos y empresas y busca algunas cosas:
- ¿Tus contactos están etiquetados correctamente con su ciclo de vida actual? (¿Suscriptor, cliente potencial, MQL, SQL, etc.?)
- ¿Se han asignado propietarios a todos los clientes potenciales?
- ¿Se purgan regularmente los rebotes duros, las cancelaciones de suscripción y los contactos antiguos no comprometidos?
- ¿Se gestionan y fusionan regularmente los contactos y empresas duplicados?
Puede que te preguntes si hacer todo esto es realmente necesario. Respuesta corta: sí, alguien debería encargarse de ello. Limpiar regularmente los contactos y las empresas mejorará la precisión de los informes, minimizará el correo gris y optimizará la capacidad de entrega del correo electrónico.
2. Implementación de Buyer Persona
Los Buyer Persona son la clave para una orientación, segmentación y personalización efectivas, y HubSpot tiene una herramienta para ellos integrada en la plataforma.
Asegúrate de que tus buyer personas están cargados y, si hace tiempo que no se actualizan, siéntate con la gente de la primera línea de ventas para asegurarte de que toda la información está actualizada.
En concreto:
- ¿Siguen siendo tus buyer personas representativas de todas las audiencias a las que intentas llegar?
- ¿Hay nuevos buyer personas que deban ser añadidos?
- ¿Has actualizado tus buyer personas con los nuevos datos demográficos y psicográficos que has obtenido desde la última vez que los desarrollaste?
Una vez que tus personas hayan sido actualizadas según sea necesario y las actualizaciones se reflejen en tu herramienta de personas de HubSpot, comprueba que tienes un método para etiquetar los contactos con su persona en tu base de datos de HubSpot.
Hay algunas formas de hacerlo que no implican la actualización individual de cada contacto, y se pueden hacer en combinación:
- Haz una importación masiva de tus contactos con la columna persona actualizada. (Todos los contactos ya presentes en tu base de datos serán deduplicados si su dirección de correo electrónico es la misma – sólo tendrán su campo persona actualizado).
- Crea workflows que etiqueten los contactos como buyer personas basándose en comportamientos o propiedades de los contactos. (Por ejemplo, actualizar todos los contactos con el título de Head of Sales a ventas Javier).
- Incluye un campo de autoselección de función o cargo en los formularios de contacto y cámbialo por la propiedad de contacto de la persona.
3. Comprobación de la salud del email
Es probable que el correo electrónico desempeñe un papel importante en tus esfuerzos de marketing y ventas. HubSpot ofrece una serie de formas útiles para analizar las tasas de apertura y de clics de tu correo electrónico para asegurarte de que estás sacando el máximo provecho de este canal.
Cuando revises tus métricas de correo electrónico, considéralas en el contexto de los puntos de referencia de la industria para entender dónde lo estás haciendo bien y dónde necesitas enfocar tus esfuerzos para mejorar.
Por ejemplo, según las referencias de Mailchimp, la tasa media de apertura de los correos electrónicos de las empresas es del 21,56% y la tasa de clics del 2,72%. También puedes medir tu éxito con respecto a las tasas de tu sector específico. Por ejemplo, los promedios de consultoría son del 20,13% y del 2,49%, respectivamente. ¿Cómo se comparan tus métricas con los puntos de referencia de tu sector?
Si esto requiere atención o simplemente quieres pasar de bueno a mejor, desarrolla algunos objetivos de mejora y traza tu plan para conseguirlo. Lo más probable es que esto incorpore alguna mezcla de
- Limpieza de la base de datos (véase más arriba)
- Supresión del correo gris
- Personalización, incluyendo reglas inteligentes
- Repetición constante y pruebas A/B de diferentes tipos de líneas de asunto y tiempos de envío
- Probar diferentes mensajes, CTA y formatos de contenido
4. Auditoría de workflows
Los workflows deben ser revisados y actualizados según sea necesario en base al compromiso. Empezando por el nivel más alto y por los workflows más utilizados, abre la pestaña de rendimiento y revisa lo siguiente:
- Tasa de conversión real frente al objetivo
- Tendencias del correo electrónico
- Tasa de entrega
- Tasa de spam y fallos de entrega
Toma nota de los workflows que deben mejorarse y, una vez finalizada la auditoría, podrás trazar tu plan para actualizar los correos electrónicos con las tácticas indicadas en el paso 3.
Si los fundamentos de lead nurturing ya están en marcha, considera la posibilidad de crear nuevos workflows para la retención de clientes, las notificaciones de ventas, el abandono de carritos o las inscripciones a pruebas gratuitas.
5. Lead Scoring
Si funciona correctamente, el sistema de lead scoring debería clasificar con precisión los prospectos según su preparación para las ventas.
Comienza por revisar los activadores para ver si hay algo que salta a la vista como falta o se pondera incorrectamente. Si otra persona configuró el sistema de scoring de clientes potenciales hace años y estás viendo un nido de ratas, considera empezar de nuevo desde cero.
Si el sistema de puntuación parece demasiado básico, considera la posibilidad de añadir o actualizar los atributos de puntuación en función de la intensidad del compromiso y, si aún no lo has hecho, considera la posibilidad de ponderar determinadas páginas web de forma diferente en función de la intención que indiquen (por ejemplo, precios u empleo).
6. Consistencia en el diseño
Si utilizas HubSpot para alojar páginas de destino y/o un blog, saca todas las plantillas activas para asegurarte de que el uso de los recursos creativos, como las fuentes, los colores y las imágenes, es coherente en todas tus propiedades.
Identifica y soluciona cualquier incoherencia de navegación en las páginas y dominios/subdominios y aprovecha esta oportunidad para evaluar el diseño de tus plantillas. Toma nota de las plantillas que podrían actualizarse o renovarse para mejorar la experiencia del usuario.
7. Google Search Console
Los usuarios de HubSpot deberían aprovechar la integración con Google Search Console para que los datos de las búsquedas de Google se canalicen hacia su herramienta SEO. (Si no estás familiarizado con Google Search Console, esta herramienta gratuita te permite ver métricas de búsqueda como la posición media en la búsqueda y el número de clics y vistas que recibe tu sitio para determinados términos de búsqueda).
Confirma que Google Search Console está conectado a HubSpot para integrar los datos de búsqueda y así tener una línea de visión completa del rendimiento del SEO y del contenido.
8. Estrategia SEO
Si aún no lo has utilizado, considera la posibilidad de utilizar la herramienta de agrupación de páginas pilar/temas de HubSpot (Marketing -> Planificación y estrategia -> SEO -> Temas) para crear autoridad para los temas de relevancia. El uso de esta herramienta es una manera eficaz de asegurarte de que estás enlazando hacia adelante y hacia atrás entre las páginas de pilares y los blogs relacionados, y proporciona datos sobre tu rendimiento para temas específicos.
Si esta herramienta no se está utilizando o los temas son obsoletos, date la tarea de hacer una investigación de palabras clave para las nuevas páginas pilares.
HubSpot también analiza tu blog y proporciona recomendaciones de optimización (Marketing -> Planificación y Estrategia -> SEO -> Recomendaciones), incluyendo el número de palabras, las meta descripciones y más.
Documenta todas las recomendaciones que parezcan aplicables, especialmente las etiquetadas como de alto impacto.
9. Revisar formularios y CTAs
Revisar el rendimiento de tus formularios y CTAs proporciona una buena visión de cómo tus activos de captación de leads están optimizados para las conversiones.
Utiliza tus herramientas de análisis de HubSpot para analizar el rendimiento tanto de tus formularios como de los CTA y toma nota de los aspectos en los que el rendimiento debe mejorar más. Por ejemplo, la tasa de conversión de la búsqueda orgánica suele ser del 1-2%.
- Si estás por debajo de ese porcentaje, considera la posibilidad de añadir CTAs y/o contenido cerrado a los blogs y páginas de alto tráfico para convertir más visitantes.
- En el caso de los formularios de bajo rendimiento, considera la posibilidad de eliminar los campos innecesarios para eliminar la fricción.
- En el caso de los CTAs de bajo rendimiento, crea un plan para probar y medir diferentes iteraciones del CTA ajustando el color, el texto y la ubicación (una variable a la vez)
10. Archivar los activos no utilizados y organizar los activos activos
Revisa y archiva todos los formularios, listas y flujos de trabajo antiguos y no utilizados. Si tienes un gran número de estos activos que están activos, toma nota para crear carpetas y utilizar una convención de nomenclatura sistematizada, ya que esto permitirá un uso más organizado y eficiente para tu equipo. Esto puede parecer un trabajo pesado mientras lo haces, pero estarás ahorrando tiempo y evitando confusiones a largo plazo.
Dar el siguiente paso
Una vez que hayas seguido los pasos anteriores y hayas observado las lagunas y las áreas de rendimiento insuficiente, es probable que haya mucho trabajo por hacer.
Reconoce que probablemente tendrás que ir avanzando con el tiempo. Prioriza las actualizaciones y adelanta el trabajo que tendrá el mayor impacto, como el contenido que genera mucho tráfico pero que convierte poco.
O, mejor aún, contrata a un equipo de expertos de HubSpot para que hagan el trabajo pesado por ti.
