Como gerente de ventas, deseas conocer los esfuerzos de tu equipo. HubSpot y otras empresas ofrecen numerosas posibilidades para visualizar todos los datos de ventas de forma intuitiva.
Pero te pido que primero des un paso atrás. ¿Qué tipo de informes de ventas deseas crear realmente?
¿Qué es un informe de ventas?
Un informe de ventas es una descripción general clara de todos tus datos de ventas. Al visualizar datos relevantes, puedes observar desarrollos y tendencias de un vistazo.
En términos generales, con un panel y los diversos informes que contiene, puedes proporcionar información sobre tres tipos de «flujos de datos». Piensa en visualizaciones de:
- KPI o indicadores clave de rendimiento de ventas;
- Productividad (actividad) de empleados y equipos individuales;
- Flujo de ventas.
Con el primer flujo de datos, puedes pensar en tu facturación total o facturación por categoría de producto, región o ubicación. Por supuesto, deseas realizar un seguimiento del crecimiento de tu negocio a lo largo del tiempo para comprender los desarrollos.
La productividad se acerca al ‘factor humano’. ¿Cuántas llamadas telefónicas outbound o reuniones de ventas programadas ha realizado un empleado en un día, durante una semana o en todo un mes?
También puedes colocar todo tipo de datos sobre el flujo de ventas en un panel. ¿Cuánto dura el ciclo de ventas en promedio y cuáles son los valores atípicos en un sentido positivo o negativo? ¿Cuál es la tasa de conversión por etapa de canalización?
Los ejemplos anteriores son relevantes para todas las empresas. Dependiendo de tu negocio, un panel será más valioso y relevante que otro. La intuición empresarial es indispensable, pero corroborar una corazonada con datos concretos es igualmente importante.
Ejemplos de informes de ventas
Dependiendo de tu negocio, necesitas ciertos informes de ventas. A continuación, doy algunos ejemplos. Los clasifico sobre la base de las tres divisiones anteriores.
01. Paneles de KPI
Tasas de conversión y otros indicadores
Con este panel, determinas el progreso de todo el proceso de ventas. Puedes establecer objetivos y medir tasas de conversión importantes por unidad de tiempo, como:
- conducir a un cliente potencial calificado de marketing / ventas (MQL / SQL);
- MQL a cliente.
También puedes pensar en ‘ingresos por visitante’ o ‘valor de por vida del cliente’. La lista de KPI a visualizar es larga.
Rendimiento de ventas por región
¿Dónde van bien los negocios y dónde se están quedando atrás las cifras de facturación? ¿Qué productos o servicios garantizan esto? Puedes seguir estos desarrollos de mes a mes.
02. Paneles de productividad / actividad
Empleado individual
Este es un panel interesante para todos los miembros del equipo de ventas. ¿Por qué? Aquí uno puede ver y rastrear exactamente su desempeño. A veces, alguien parece estar «en racha», mientras que los datos dicen algo más. Por supuesto, también es posible al revés. Un vendedor descontento, que piensa que ha tenido un rendimiento inferior, todavía tiene una sonrisa en su rostro cuando analiza sus datos mensuales. Puedes incluir varios datos en este panel. Ejemplos:
- número de reuniones reservadas;
- valor de ventas estimado por trato cerrado;
Gerente de ventas
El informe del gerente se enfoca en los datos de desempeño de ventas. Desde todo el piso, pasando por varios equipos hasta la actuación por individuo. También ofrece la posibilidad de fijarte metas por semana o mes y así motivar a tu equipo.
- rendimiento del día como número de clientes potenciales generados o reuniones reservadas;
- número de conversiones mensuales de clientes;
- rotación mensual a lo largo del tiempo;
- rendimiento por región o ubicación.
Tabla de líderes de ventas
Este es siempre un informe interesante. Especialmente si lo vinculas a una pantalla grande donde los cambios en los informes se implementan en vivo. Fomenta una competencia sana en el piso de ventas. Ejemplos de datos para visualizar:
- número de llamadas telefónicas;
- número de reuniones programadas;
- ingresos generados por día, semana o mes;
- puntuaciones de satisfacción del cliente.
Gestión del tiempo
Este panel muestra dónde pasan su tiempo los equipos de ventas y los vendedores individuales. Cuántas conversaciones tienen por teléfono, cuántas horas dedican a su administración, etc. Puedes comparar estos datos con los ingresos que generan los empleados.
03. Paneles de canalización de ventas
Progreso del trato
Este panel muestra cuántos acuerdos hay en una etapa de canalización en particular y qué valor representan. También puedes ver cuántas transacciones es probable que se cierren. Por supuesto, también puede realizar selecciones. Por ejemplo, amplía los equipos y los empleados.
Ganados – perdidos
¿Qué acuerdos se han cerrado y cuáles se han rechazado? Con el informe de control de pérdidas y ganancias puedes ver exactamente qué acciones se han realizado. Ellos pueden decirte qué salió bien y dónde perdiste un trato. Por supuesto, también puedes hacer comparaciones con cifras de ganancias / pérdidas de períodos comparables en años anteriores. Finalmente, puedes comparar tu desempeño con las cifras de tu industria para determinar cómo te desempeñas.
Resumiendo
Este blog fue una breve introducción a los diferentes tipos de paneles e informes de ventas que se utilizan comúnmente.
HubSpot ofrece muchas posibilidades para visualizar, monitorear y evaluar el desempeño de tu equipo de ventas. Lo mejor es que puedes vincular estas actividades, si tu empresa lo necesita, con todas tus actividades de marketing, operaciones y servicios.
También es cada vez más importante en B2B informar y sorprender a los clientes potenciales en Internet. Lo mejor es que puedes recopilar «pruebas» al mismo tiempo. ¿Qué enfoque funciona? ¡Los datos cuentan la historia!
HubSpot es una de las herramientas para visualizar eso e interpretar los desarrollos. Los informes de ventas juegan un papel importante en ese proceso.
Como partners certificados, profundizaremos un poco más en las posibilidades que te ofrece HubSpot en próximos blogs.
