Vivimos en una era impulsada por los datos, lo que significa que los conjuntos de datos se intercambian entre los departamentos de marketing, ventas y atención al cliente para mejorar el rendimiento y la alineación de la organización.
Por lo tanto, cuando hay inconsistencias significativas en los datos, más de un grupo se enfrenta a múltiples desafíos. De ahí que las consecuencias de utilizar datos inexactos afecten a todas las partes de la empresa que se vean afectadas por los datos de alguna manera.
Aunque no puedas esperar evitar los datos incoherentes, puedes hacer que tu empresa sea más productiva mejorando tus procedimientos de administración y limpieza de la calidad de los datos. Esto hará que los datos inexactos sean menos molestos en toda tu organización y te ayudará a hacer crecer tu negocio.
En este blog se hablará de "qué es la higiene de datos" y de las mejores prácticas que deben seguir las empresas para garantizar la precisión y el mantenimiento de sus datos.
¿Qué es la higiene de datos?
Seguro que has oído hablar de ella, pero ¿Qué es exactamente la higiene de datos? El término describe la recopilación, la organización y el mantenimiento de las prácticas que garantizan que los datos de su empresa están libres de errores. El término "higiene" se utiliza aquí para describir los procesos que se centran en garantizar que los datos estén (en su mayoría) libres de errores.
La información que tiene algún tipo de defecto, como estar desactualizada, faltarle piezas clave, estar duplicada o simplemente ser errónea, se conoce como "datos sucios". Estos errores pueden producirse en cualquier momento mientras la información está almacenada en la base de datos, ya sea por una entrada de datos descuidada al principio o por alteraciones inadvertidas al realizar actualizaciones.
Es bastante sencillo añadir errores a tu sistema de forma accidental. Por lo tanto, debido a la importancia de que la información sea precisa, es esencial llevar a cabo procedimientos regulares de limpieza de datos.
¿Cómo pueden las empresas eliminar los datos inexactos de HubSpot?
Antes de empezar, debes analizar tus datos realizando una auditoría de HubSpot para tu empresa SaaS. Esto te ayudará a entender si tus datos son actuales, aplicables y útiles. A continuación, determina qué piezas de información son necesarias y cuáles pueden descartarse.
En la mayoría de las situaciones, la información inexacta es el resultado de errores humanos, pero hay otras fuentes a las que hay que prestar atención. Aunque los datos inexactos e ineficaces pueden variar de una empresa a otra, hay algunos aspectos básicos que puedes tener en cuenta al eliminar y limpiar los contactos en tu CRM de HubSpot.
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Eliminar determinados tipos de contactos
En algunos casos, es necesario eliminar contactos. Aunque esa idea es suficiente para poner nervioso a cualquiera, hacer una lista de tipos específicos de contactos para eliminar puede ayudar.
Es habitual eliminar los contactos que están:- Dados de baja
- Rebotes duros
- Proveedores y vendedores
- Tu personal
Por lo general, es seguro eliminar estos contactos ya que no es probable que conviertan. Sin embargo, considera la posibilidad de exportar esta información para futuras referencias (en lugar de eliminarla) si prevés que será necesario.
Combinar contactos duplicados
Ya sea por un fallo en la integración o por un simple error humano, los registros duplicados son una desafortunada realidad. Averigua de dónde provienen los duplicados y elimínalos. Los usuarios de los planes Professional o Enterprise de HubSpot tienen acceso a una herramienta de consolidación de registros duplicados impulsada por la inteligencia artificial.
Eliminar los contactos no comprometidos
Algunos contactos de tu HubSpot dejarán de relacionarse contigo. Para intentar revitalizar estas conexiones, aconsejamos lanzar un esfuerzo de re-engagement.
Sin embargo, a pesar de tus mejores esfuerzos, algunas conexiones pueden permanecer inactivas incluso después del re-engagement. Puedes ahorrarte mucho tiempo, dinero y frustración si eliminas estos contactos inactivos de tu base de datos. Ordena tus contactos por la fecha de su interacción más reciente con tu marca y elimínalos en bloque si no han interactuado en algún tiempo.
Consejos para mantener tus datos en HubSpot organizados
Después de eliminar o fusionar contactos como se ha indicado anteriormente, es importante mantener una base de datos limpia en adelante. Las siguientes buenas prácticas pueden ayudar.
01. Establece un calendario de limpieza y asigna los responsables
Desgraciadamente, la limpieza de datos no es algo que se haga de una sola vez. Un CRM bien administrado puede apoyarse en el establecimiento de un calendario regular de limpieza de datos. La frecuencia con la que debe ejecutar el mantenimiento variará en función del volumen de datos que se gestione.
Mientras que algunas empresas optan por un Manager de CRM centralizado, otras ponen la carga de la gestión de datos directamente sobre los hombros de los empleados, haciendo de la higiene de los datos una prioridad absoluta para todos los miembros del equipo.
02. Estandariza los métodos de introducción de datos
Piensa en un equipo de ventas formado por diez personas, todas las cuales utilizan sus propios métodos para registrar las conversaciones, iniciar nuevos negocios en distintos momentos del proceso y realizar un seguimiento de los datos en las categorías que consideren oportunas.
Los datos se mezclan, pueden producirse cientos de variables que, en última instancia, implican lo mismo, y la capacidad de seguimiento y el análisis se distorsionan si se opera de esta manera. Por lo tanto, es esencial considerar la creación de un manual de mejores prácticas para hacer que el CRM funcione para la adopción inicial y de por vida mientras se diseñan e implementan las prácticas estándar de CRM.
Esto incluye cómo introducir datos en HubSpot.
Forma a todos los miembros del equipo para tener un proceso de datos estandarizado y define las expectativas mediante un manual detallado.
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03. Aprovecha las integraciones de HubSpot
Gracias a Operations Hub y los cientos de integraciones disponibles en el Marketplace de HubSpot, no es necesario examinar manualmente los registros para detectar errores. Entre los atributos de los contactos que pueden modificarse mediante las integraciones están:- Formato y mayúsculas del nombre
- Sangría de las abreviaturas (A.A.A., A.A.A., A A A)
- Formato de la dirección y el número de teléfono
- Formato del código postal
- Estructura del correo electrónico (minúsculas frente a mayúsculas)
- Formato del país, estado y ciudad (deletreado vs. abreviado)
Operations Hub o algunas de las integraciones del Marketplace de HubSpot pueden ayudarte a mantener la higiene de los datos. Una vez realizada la limpieza automática, deberás evaluar si es necesario o no modificar el proceso de introducción de datos, sobre todo si siguen apareciendo los mismos problemas de datos frecuentes.
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04. Mantén siempre la consistencia
Como HubSpot ofrece una gama de características, es extremadamente difícil determinar una manera correcta de mantener tu CRM limpio. Dicho esto, una vez que elijas un proceso para la limpieza de tu CRM, es esencial que te ciñas a él para evitar cualquier confusión en el futuro. Considera la posibilidad de estandarizar el proceso y establecer limpiezas rutinarias con regularidad.
05. Identifica quién es el responsable de mantener los datos limpios
Estar al día con tu CRM y los datos es esencial para el éxito de tu empresa. Sin embargo, el mantenimiento de tu sistema puede convertirse en un desafío a medida que agregas más datos, miembros del equipo e información.
Por eso es importante considerar la configuración de HubSpot desde el principio y hacer ajustes inmediatamente. En la mayoría de los casos, un punto de contacto debería ser responsable de evitar confusiones. Además, asociarte con un experto en HubSpot, como Smartbound, te asegura mantener tu CRM limpio.
Trabaja con expertos para mantener la higiene de tus datos en HubSpot
Un CRM de HubSpot bien cuidado es esencial para maximizar la productividad y expandir tu negocio. ¿Todavía tienes problemas para encontrar el equilibrio y averiguar qué hacer a continuación? Smartbound no sólo puede llevar a cabo una auditoría de HubSpot para tu empresa, sino que también podemos ofrecer toda la experiencia en el establecimiento de procesos para sacar el máximo partido a tus datos.
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