Con un CRM como HubSpot, puedes gestionar fácilmente las relaciones con tus clientes, organizar la información de los contactos y los activos en todos los equipos, e informar sobre el rendimiento. Sin embargo, si tu CRM no está bien organizado, ¿Qué puede pasar?
El mayor inconveniente de un CRM desorganizado es que no podrás mantener un registro sistemático de las interacciones entre tu marca y los clientes. El resultado es un proceso de segregación de contactos y activos que consume mucho tiempo y que intenta acceder a los correctos.
Por lo tanto, un CRM organizado puede ser de gran ayuda para tu empresa y ayudarte a ahorrar mucho tiempo.
Beneficios de un CRM organizado:- Encontrar fácilmente el contenido
- Ampliar tu biblioteca de contenidos
- Realizar un seguimiento de las métricas y el rendimiento basado en determinados activos agrupados
- Facilitar el traspaso del marketing al equipo de ventas
- Identificar y evitar que se ignoren clientes potenciales importantes
Consejos y herramientas en HubSpot para ayudarte a organizar tu CRM
A continuación, las herramientas que HubSpot recomienda y que pueden ayudarte a mantener tu plataforma HubSpot organizada:
01. Crear carpetas para tus archivos
La primera y más importante parte de la gestión de activos es la creación de carpetas para tus archivos. Organizar tus archivos en carpetas hará que el proceso de búsqueda de archivos similares sea bastante fácil y te ahorrará mucho tiempo.Por ejemplo:
- Las carpetas para los emails se pueden hacer en base a la categoría de los emails como newsletters, año del email, workflows, etc.
- Para una campaña, una carpeta puede incluir todas las creatividades de la campaña para que sean fáciles de localizar.
- El equipo de ventas puede tener una carpeta que contenga los activos que están listos para compartir con los clientes potenciales, como un pitch deck, un vídeo del producto, pdf de casos de estudio, etc.
Hay muchas formas de organizar los activos en la carpeta. Lo importante es tener en cuenta que las carpetas deben estar hechas de tal manera que se puedan encontrar fácilmente cuando se necesiten.
02. Nombrar los activos en HubSpot para que sean fáciles de encontrar con la herramienta de búsqueda
Como se mencionó anteriormente, la organización de los activos de HubSpot en carpetas hace que la búsqueda de ellos sea mucho más fácil. Pero si vas un paso más allá y creas un sistema de nomenclatura para tus activos y archivos, podrás refinar mejor tu búsqueda. El sistema de nomenclatura puede ser algo así, permitiendo que tu archivo sea buscado de varias maneras:
Empresa_Tipo de activo_Título del activo
Por ejemplo, "Smartbound_eBook_Guía RevOps" es mucho más fácil de encontrar en una carpeta con muchos activos que un archivo titulado algo no descriptivo como "3H6VA_2022_V2".
Lo más importante es mantener la coherencia entre los equipos, independientemente del sistema de titulación que se utilice.
03. Segmentar listas y personas para los correos electrónicos
Segmentar tus contactos puede asegurarte que estás enviando el contenido correcto a la persona adecuada. Por lo tanto, es una idea inteligente organizar tu base de datos de correos electrónicos en varios segmentos.
Los segmentos de las listas se pueden crear en base a los valores de las propiedades de HubSpot. Por ejemplo, si tienes una campaña de correo electrónico que sólo es relevante para las personas que están en la industria de la salud, puedes crear una lista de personas en tus contactos que tienen la industria definida como salud.
O puedes crear una lista de todos los contactos que han hecho clic en un correo electrónico específico y enviar un correo de seguimiento para ayudarles a avanzar en el embudo.
Las opciones son infinitas y te permiten enviar contenido relevante a las personas adecuadas.
04. Gestión de campañas
Con la herramienta de campañas de HubSpot puedes asociar a una campaña correos electrónicos, workflows, publicaciones en redes sociales, páginas de destino, formularios, anuncios, CTAs, blogs, páginas web, etc. Esto facilita la gestión de todos los activos de la campaña y la medición del rendimiento de la misma desde un solo lugar.
05. Dividir tus activos
Otra forma de organizar los activos dentro de HubSpot es dividirlos para que sólo los equipos y usuarios adecuados puedan verlos y editarlos. Organizar tus activos por departamento o equipo puede ser útil ya que tendrán todo lo que necesitan a su disposición. La partición de los activos también facilita que los usuarios se mantengan centrados y no se pierdan o se sientan abrumados por los montones de activos que no son relevantes.
Al organizar tu CRM con los consejos y herramientas anteriores, tu equipo puede gestionar mejor tus contactos, ahorrarte tiempo para encontrar los activos adecuados y facilitar el seguimiento del rendimiento de las campañas.
La verdad es que puede resultar un poco complicado, sobre todo si estás empezando con el CRM o no has seguido las mejores prácticas de la organización desde el principio. ¡Smartbound puede ayudarte!
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