¿Qué es un sistema RevOps?

Las empresas funcionan con sistemas. Tienes un sistema para pagar las facturas. Tienes un sistema para contratar. Tiene un sistema para despedir. Tienes un sistema para fabricar tus productos o prestar tus servicios. La mayoría de las empresas mejor gestionadas tienen un sistema para todo. Así es como escalan.

Pero cuando se trata de generar ingresos, la mayoría de las empresas siguen dependiendo de grupos separados de personas que operan de forma aleatoria y poco fiable.

El marketing trabaja para dar a conocer su nombre y trata de generar clientes potenciales. El equipo de ventas genera sus propios clientes potenciales y trata de hacer un seguimiento de los clientes potenciales que genera el marketing. Casi nadie presta atención a las oportunidades de ingresos dentro de la base de clientes y, mes a mes, las empresas luchan por alcanzar sus objetivos de ingresos.

Y se preguntan por qué no alcanzan sus objetivos de ingresos.

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Matt Heinz, un experto en marketing muy respetado, realizó recientemente una encuesta entre unos cuantos miles de directores de marketing. Descubrió que el 62% no alcanzó los objetivos trimestrales más recientes de su empresa y que el 58% está en camino de no alcanzar sus objetivos este trimestre.

Esto coincide con nuestra propia investigación que muestra que aproximadamente el 10% de las empresas son capaces de alcanzar los objetivos de ingresos trimestre tras trimestre de forma consistente.

Si aún no es obvio para ti, hay algo que falta en los esfuerzos de generación de ingresos de casi todas las empresas: les falta un sistema.

Para ser más específicos, les falta un Sistema RevOps.

Entremos en los detalles.

¿Qué es un sistema RevOps?

Un sistema RevOps es el proceso, la metodología y las herramientas necesarias para crear un crecimiento de ingresos repetible, predecible y escalable para tu empresa.

Normalmente, estas acciones, pasos y procesos se ejecutan en marketing, ventas y servicio al cliente.

  • Un sistema RevOps garantiza que estos tres equipos, normalmente dispares, trabajen juntos dentro del sistema para orquestar las actividades necesarias para ayudar a la empresa a aumentar sus ingresos.

  • Un Sistema RevOps incluye TODOS los pasos necesarios para asegurar que a la empresa no le falta nada necesario para la generación de ingresos y el crecimiento del negocio.

  • Un sistema RevOps debe abarcar las siguientes cuatro áreas: estrategia, táctica, campañas y tecnología.

Los compradores de hoy en día se enfrentan a una cantidad masiva de alcance y contenido. Al centrarte en la estrategia, las tácticas, las campañas y la tecnología, tu Sistema RevOps trabaja para despejar ese caos y hacer llegar tu mensaje a tus clientes potenciales de forma que les haga pasar a la acción y comprometerse con tu empresa.

Encuestas de HubSpot

¿Dónde puedes conseguir un sistema RevOps?

Si estás entusiasmado con un sistema RevOps, sólo hay dos lugares para conseguir un sistema como éste. Puedes construirlo, o puedes comprarlo.

Para construirlo, tendrías que conocer todos los elementos necesarios para crear este sistema dentro de tu empresa, y si ese fuera el caso, probablemente lo habrías hecho hace años.

Pero podrías emprender el esfuerzo de identificar cada elemento, crearlo, instalarlo, probarlo, optimizarlo, formar a todo el mundo en él y luego seguir optimizando el sistema con el tiempo.

Otra opción sería comprarlo. Seamos claros: esto no es un software, así que no puedes simplemente introducir los datos de tu tarjeta de crédito y comprar un sistema RevOps. Pero puedes trabajar con empresas que te enseñen un sistema probado, te ayuden a instalarlo, te ayuden a probarlo, te ayuden a optimizarlo, te entrenen en él y luego trabajen contigo para marcarlo con el tiempo para que llegues a tus objetivos más rápido.

Puede que algunos de vosotros estéis familiarizados con el Sistema Operativo Empresarial (EOS). Los implementadores de EOS ayudan a las empresas a instalar EOS en sus negocios. Tú también podrías conseguir una empresa que te ayude a instalar un Sistema RevOps dentro de tu negocio.

¿Qué deberías buscar en un sistema RevOps?

Hay algunos componentes muy específicos de un sistema RevOps. Si estás buscando uno, o si estás planeando construir uno, estos deben ser parte de tu sistema.

Asegúrate de que el sistema incluye estrategia, táctica, campañas y tecnología. Necesitas los cuatro para que tu sistema funcione y produzca resultados.

Nuestra investigación muestra que en el 87% de los programas de empresa que revisamos falta una estrategia RevOps completa. Esto significa que algunos elementos de lo que describiré a continuación faltan por completo o son demasiado débiles para ser eficaces.

01. Estrategia de un sistema RevOps

Buyer personas: Se trata de una descripción detallada de las personas que deseas atraer a tu negocio. A veces pedimos a los clientes que describan a los mejores y más rentables clientes, mientras que otras veces les preguntamos a quién quieren exactamente que se dirijan tus representantes de ventas.

Esta descripción incluye detalles demográficos (que la mayoría de las empresas tienen), detalles psicográficos y una huella digital completa para que entiendas completamente dónde y cómo obtienen los prospectos tu información.

Una gran historia y un mensaje: así es como conseguirás llamar la atención de tus clientes potenciales, atraerlos y comprometerlos con tu empresa. Tu historia tiene que ser emotiva, convincente y fácil de entender. Cuando la gente llega a tu sitio web, tienes 10 segundos para conseguir que hagan clic y obtengan más información. Esta es la misma historia que contarán tus representantes de ventas.

Diferenciación: En última instancia, la gente querrá saber por qué debería trabajar contigo frente a tus principales competidores. Si esa historia no es un éxito, puedes perder la oportunidad, especialmente si tus competidores son más baratos.

Pero si puedes articular claramente lo que hace que tu negocio sea extraordinario (algo que ninguna otra empresa puede decir), podrías conseguir un precio más alto y cerrar más acuerdos con más frecuencia.

Mapeo del recorrido del comprador: los clientes potenciales ya no compran como antes, y tienes que saber exactamente cómo están tomando sus decisiones de compra, hasta el más mínimo detalle. Cuanto mejor puedas documentar esto y entenderlo, mejor podrás adaptar tu ejecución de marketing y ventas para influir en tus prospectos para que te elijan. 

Objetivos y expectativas: Tu estrategia tiene que estar arraigada en los objetivos de la empresa. ¿A qué velocidad quieres crecer? ¿Qué significa eso cuantitativamente? ¿Son estas cifras alcanzables y, en caso afirmativo, en qué periodo de tiempo? Decir que se quiere hacer un 20% más este año que el año pasado no lo hará realidad si el resto de la ejecución no está alineada.

Inversión: Hablando de ejecución, ésta cuesta dinero. Tu inversión en crecimiento tiene que estar alineada con tus expectativas. Un objetivo de crecimiento del 20% va a costar más que un objetivo de crecimiento del 5%. A menudo, el presupuesto y los objetivos no están alineados, y deben estarlo para garantizar una inversión adecuada para financiar el crecimiento deseado.

Buyer Persona Estrategia de Adquisición

02. Tácticas de un sistema RevOps

Hay cientos de tácticas que probablemente deberías considerar cuando se trata de tu ejecución de marketing y ventas.

En el área de marketing, podrías considerar el vídeo, el correo electrónico, las redes sociales, las redes sociales de pago, la búsqueda de pago, la búsqueda orgánica, los influencers, los webinars, los eventos en directo y no olvidemos el sitio web. Esta lista ni siquiera tiene en cuenta todos los subelementos de cada una de estas tácticas.

En el área de ventas, podrías considerar el vídeo, el lead scoring, el lead nurturing, el outreach en las redes sociales, las mejoras en el proceso de ventas, los decks de ventas y mucho más.

En el área de atención al cliente, podrías considerar los vídeos, los correos electrónicos, los programas promocionales y la creación de una base de conocimientos de preguntas frecuentes.

Todas estas tácticas no son adecuadas para todas las empresas. Esta parte del sistema debe utilizarse para ayudar a seleccionar las tácticas correctas, asignar un conjunto de expectativas para cada táctica y construirlas en una colección que cumpla tus objetivos.

Estas tácticas también tienen que estar diseñadas para ser entregadas de una manera orquestada y omnicanal; más sobre esto en la sección de campañas a continuación.

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03. Campañas de un sistema RevOps

Las campañas deben incluir un conjunto de tácticas planificadas para ser entregadas de forma orquestada y omnicanal.

Deben ser altamente personalizadas y de uno a uno, en lugar de uno a muchos, como podría haber hecho en el pasado.

Estas campañas también tienen que estar diseñadas para apoyar la historia general de la empresa, y la colección de campañas que se planifican para el despliegue tienen que estar secuenciadas en el período de tiempo correcto.

Por ejemplo, es posible que quieras contar una historia específica en 2023, pero aun así tendrás que crear campañas que se desarrollen a lo largo de unos meses, trimestralmente o en un periodo de 30 días. Cada empresa es diferente, y el calendario de tus campañas dependerá en gran medida de la persona y del negocio.

La clave es planificarlas, definir las expectativas y aplicar un proceso de optimización continuo para garantizar que las campañas funcionen igual o mejor de lo esperado.

Esta optimización es también una parte muy importante del proceso de campaña dentro de un sistema RevOps.

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04. Tecnología de un sistema RevOps

Hay tanto que hacer con los datos, la automatización y el análisis que simplemente no se puede desplegar un Sistema RevOps sin una plataforma tecnológica que abarque el marketing, las ventas y el servicio al cliente o que al menos integre estas tres áreas.

Tienes que apoyarte en los datos de primera mano, lo que significa que tus datos (que te pertenecen) deben estar limpios, completos y organizados o segmentados correctamente.

Tienes que automatizar todo lo posible sin dejar de personalizarlo todo, por lo que el correo electrónico, las redes sociales, las publicaciones del blog, la creación de contenidos, la búsqueda y otras áreas de ejecución de marketing y ventas deben estar correctamente automatizadas.

Todo lo que hagas debe estar basado en datos, lo que significa que tus paneles de control tienen que estar configurados no sólo para proporcionar información, sino también para ayudar a descubrir los conocimientos que necesitas para crear planes de acción más eficaces para que puedas optimizar tu Sistema RevOps cada mes.

Para la mayoría de las empresas, esto puede ser complicado de configurar, mantener en funcionamiento y gestionar de forma continua.

Pero, al igual que la mayoría de los sistemas, la tecnología es una característica fundamental que no puede pasarse por alto ni minimizarse.

Una vez que hayas reunido estos cuatro elementos, estarás en condiciones de empezar a ver un crecimiento de los ingresos repetible, predecible y escalable a partir de los esfuerzos de marketing, ventas y servicio al cliente de tu empresa.

¿Qué debes esperar de un sistema RevOps?

Hay dos expectativas concretas que deberías tener para cualquier sistema RevOps. La primera y más obvia es un sistema concreto con pasos definidos y pasos de acción muy específicos que acompañan al sistema.

En esencia, debes esperar un proceso repetible que puedas seguir día a día para ayudar a tu empresa a generar más ingresos. Debes esperar un conjunto de herramientas que acompañen al proceso.

En el caso de un sistema RevOps, estas herramientas pueden ser hojas de trabajo de personas, modelos de mapeo del viaje del comprador a seguir, guías de planificación que te ayuden a mejorar tu sitio web, esfuerzos de búsqueda o redes sociales y herramientas que te ayuden a establecer, seguir y optimizar el rendimiento.

Esta no es en absoluto una lista exhaustiva, pero la idea de que obtengas herramientas en tu caja de herramientas del sistema es importante.

Buyers Journey - Smartbound

La segunda expectativa debe ser los resultados empresariales.

Quiero dejar constancia de que los resultados variarán. Los resultados van a ser específicos para tu empresa, tu industria y la etapa en la que tu empresa está en tu mercado. Los resultados van a estar determinados por lo bien que despliegues el sistema, lo bien que lo cumplas y si estás invirtiendo adecuadamente.

Los resultados también van a variar en función de tus expectativas. Obviamente, si estás generando 10 leads al mes y esperas 1.000 al mes pero estás obteniendo 100 al mes, deberías estar encantado. Has mejorado tu generación de leads en 10 veces, pero como esperabas 1.000, puedes estar decepcionado.

Esto es importante. Al principio, los resultados van a ser más modestos. A medida que el sistema se vaya desarrollando, optimizando y permitiendo ganar tracción, los resultados mejorarán.

El mayor error que puedes cometer es cerrar el sistema demasiado pronto porque los resultados no se ajustan a tus expectativas. En su lugar, establece unas expectativas más modestas y supera los resultados.

A continuación, alimenta tu sistema para que produzca aún más resultados, hasta que llegues a un punto en el que no puedas gestionar todos los leads.

Por último, pero no por ello menos importante, el tiempo. Una vez más, dependiendo de tu negocio, sector, empresa y nivel de inversión, instalar, poner en marcha y optimizar un sistema RevOps podría llevar dos años. También se puede hacer en seis meses si se quiere acelerar el despliegue y la inversión.

Sólo hay que asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo con los plazos y los resultados previstos. Una vez que haya una alineación, el proceso puede continuar sin problemas.

¿Cuánto cuesta un sistema RevOps?

Es la pregunta del millón, ¿verdad? ¿Cuánto va a costar esto? Por supuesto, mi respuesta va a ser que depende, porque esa es la verdad.

Depende de si estás planeando implementar un sistema por tu cuenta. Si es así, yo planearía apartar aproximadamente 50.000 euros, y probablemente te llevará dos años.

De nuevo, esto dependerá de lo agresivos que sean tus objetivos y de lo competitivo que sea tu mercado. Sin embargo, te animo a que compares estos niveles estimados de inversión con los posibles resultados empresariales asociados a estas inversiones.

Si actualmente estás ganando 10 millones de euros, pero después de esta inversión estás ganando 12 millones de euros y estás en camino de ganar 16 millones de euros en tres o cuatro años, eso supondría 6 millones de euros adicionales en ingresos por una inversión de sólo unos cientos de miles de euros. La mayoría de la gente estaría encantada con eso.

De hecho, una vez que el sistema esté instalado y los ingresos fluyan, ¿Hay alguna cifra de inversión que no tenga sentido? No, no lo hay, porque definitivamente pagarías 1 millón de euros para crear 6 millones de euros adicionales en ingresos durante cualquier periodo de tiempo.

En el caso de un sistema RevOps, la inversión real es mucho menor. Cuando se mira la inversión a través de esta lente, se convierte en una opción extremadamente asequible.

También te animo a que consideres las alternativas. Seguir dirigiendo tu negocio al mismo nivel que tiene ahora y que ha tenido durante los últimos años. Seguir invirtiendo dinero en actos aleatorios de marketing que nunca generan mejoras sustanciales. Seguir trabajando con agencias que se ocupan de una pieza del rompecabezas, pero que nunca hablan de lo que realmente se necesita para aumentar los ingresos.

Albert Einstein dijo que "La locura es hacer lo mismo una y otra vez y esperar resultados diferentes". Se puede hacer mucho mejor.

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