Así que has pasado algún tiempo aprendiendo sobre cómo RevOps puede hacer desaparecer los cuellos de botella de los ingresos en tu negocio (si no, lo tocaremos brevemente a continuación).
Ya tienes HubSpot - o has oído hablar de lo increíble que es como herramienta de CRM, Marketing, Ventas y Atención al Cliente todo en uno. Y ahora, la gran pregunta es...
¿Cómo empiezo con RevOps en HubSpot?
Bueno, aquí en Smartbound llevamos a nuestros clientes a través de un viaje de 6 fases para poner en marcha RevOps en HubSpot. Lo describiré en detalle a continuación (e incluso proporcionaré enlaces a las herramientas de planificación que utilizamos), pero primero... empecemos por el principio.Esto es lo que cubriremos en este post:
- ¿Qué es RevOps?
- ¿Por qué las empresas están cambiando su enfoque a RevOps?
- Las 6 preguntas aclaratorias que debes hacerte mientras te preparas para RevOps
- ¿Cómo puede HubSpot ayudar a tu empresa a implementar su estrategia de RevOps?
- Enfoque de 6 fases para configurar RevOps en HubSpot
- Tus próximos pasos para RevOps en HubSpot
01. ¿Qué es RevOps?
Las operaciones de ingresos (RevOps) son una función empresarial cuyo objetivo es maximizar el potencial de ingresos de una organización. Probablemente estés familiarizado con las operaciones de marketing o las operaciones de ventas: cada una tiene su propio conjunto de software, procesos definidos y personas para asegurar que cada departamento funcione sin problemas...
…pero, ¿Quién se encarga de detectar los cuellos de botella operativos entre los departamentos? RevOps
Al poner en marcha un proceso, una plataforma y personas dedicadas a identificar los cuellos de botella entre las funciones de la empresa, se desbloquea toda una nueva capa de potencial de ingresos. Esto supone un gran cambio filosófico para muchos que han estado acostumbrados a trabajar en los silos de los departamentos de marketing, ventas y servicios durante años y años. Si deseas profundizar en todo lo relacionado con las RevOps, consulta nuestro artículo ¿Qué son las operaciones de ingresos (RevOps)?.
Pero, si ya tienes un buen conocimiento de RevOps, sigamos adelante...
02. ¿Por qué las empresas están cambiando su enfoque hacia RevOps?
Los líderes empresariales empiezan a buscar RevOps cuando están preparados para escalar; cuando el crecimiento de su negocio es más rápido que el de su inversión.
Las empresas en fase inicial no suelen estar diseñadas para escalar.
Así que, cuando finalmente empiezan a superar los "sistemas" que las hicieron despegar... sus operaciones empiezan a fallar. A menudo, las pequeñas empresas se inician con un buen producto o servicio y un montón de redes tenaces y escrupulosas por parte del propietario.
Así consiguen sus primeros millones de euros de ingresos, pero ¿después qué?
A partir de unos 3 o 5 millones de euros de ingresos, los procesos caseros y el software improvisado empiezan a quedarse atrás con respecto a las necesidades reales de ventas. Es difícil contratar y formar a un equipo de ventas eficaz sin documentación y sin un software que gobierne e informe sobre todas las actividades a lo largo de todo el recorrido del comprador.
Por lo tanto, si sientes que estás superando los procesos, las plataformas e incluso las personas que te han llevado hasta aquí... tal vez sea el momento de que RevOps te lleve hasta allí.
🔎 Relacionado: Cómo las operaciones de marketing ayudan a tu negocio a crecer
03. Las 6 preguntas aclaratorias que debes hacerte mientras te preparas para RevOps
- Datos - "¿Tengo datos de alta calidad y accesibles en toda la cadena de ingresos para apoyar una planificación, ejecución y medición coherentes e interdependientes?"
- Medición - "¿Tiene mi empresa una visión integrada y alineada de nuestro motor de ingresos (ventas, marketing, servicio) con una comprensión compartida de las métricas de rendimiento y los KPI?"
- Estrategia Go-to-Market - "¿Existe un acuerdo consistente y una comprensión de la estrategia GTM de mi empresa a través de las ventas, el marketing y el éxito del cliente?"
- Infraestructura - "¿Están las tecnologías que soportan mi motor de ingresos (martech, sales tech, customer success tech) integradas y compartiendo datos?"
- Planificación Go-to-Market - "¿Tengo un proceso multifuncional e integrado para planificar, presupuestar, dotar de recursos e impulsar la ejecución del motor de ingresos?"
- Gestión de clientes potenciales - "¿Tengo un proceso integral para la gestión de clientes potenciales en marketing, ventas y éxito del cliente?"
Lo más probable es que la respuesta a una o más (tal vez todas) de las preguntas anteriores sea... "NO".
¡Aquí es donde HubSpot puede salvarte el día!
04. ¿Cómo HubSpot ayuda a tu empresa a implementar una estrategia RevOps?
HubSpot es el sueño dorado de las empresas. Alberga (casi) todo lo que necesitas para gestionar el viaje del cliente, todo bajo el mismo techo de software:- CRM
- Automatización del marketing
- Herramientas de ventas
- Asistencia técnica y herramientas de gestión de tickets
- Documentación
- Plantillas
- Y mucho más
- Ya no hay que improvisar middleware
- Se acabó la integración de informes de terceros
- No más importaciones/exportaciones manuales de datos de un sistema a otro cada lunes por la mañana
HubSpot te ayuda a responder a todas las preguntas anteriores (datos, mediciones, Go-to-Market, etc.) con un... "¡SÍ!"
Esto hace que HubSpot sea la opción perfecta para una pequeña empresa que busca implementar RevOps. Te permite identificar fácilmente los cuellos de botella en tu viaje del comprador sin tener que conectar un montón de sistemas dispares.
ACLARACIÓN: Sí, sabemos que algunas empresas (especialmente las de nivel empresarial) tienen necesidades y sistemas de operaciones propios mucho más complejos que lo que HubSpot puede cubrir en términos de RevOps. Esas empresas necesitan verdaderos ERPs, soluciones de cuadros de mando personalizados, científicos de datos, líderes veteranos de Revenue Operations y ayuda de Gandalf para ejecutar RevOps de manera efectiva. Pero incluso para esas empresas, seguiríamos recomendando HubSpot como el mejor software de automatización de marketing del mercado.
Así que, ahora que has encontrado una plataforma que te ayude a construir una sólida estrategia de RevOps, es el momento de profundizar.
05. El enfoque de 6 fases de Smartbound para configurar RevOps en HubSpot
Bien, has decidido que RevOps en HubSpot es el camino a seguir, pero ¿Cómo empezar?
Bueno, es un viaje largo y constante para aprovechar realmente todo el potencial de RevOps en tu negocio. Pero, aquí están los pasos prácticos por los que guiamos a los líderes empresariales para que su portal de HubSpot esté listo para RevOps.
Las llamamos "fases" porque algunas no son una tarea pequeña. Cada una de estas fases puede llevar una semana -o meses- para ser llevada a cabo.
No te rindas. Recuerda, RevOps es un viaje... no un destino.
¿Cuáles son las 6 fases de Smartbound para configurar RevOps en HubSpot?
- Incorporar y comprender tus datos visualizándolos mejor
- Definir las etapas del ciclo de vida y los desencadenantes
- Establecer un método de medición
- Trazar el flujo de tu viaje del comprador
- Crear la automatización para gobernar tu flujo de leads
- Seguir una hoja de ruta mensual para optimizar continuamente tu HubSpot
Fase 1: Incorporar y entender tus datos visualizándolos mejor
En primer lugar, pon en orden todas tus configuraciones y plantillas básicas de HubSpot. Esto puede suceder bastante rápido. Aquí tienes un checklist de la configuración de HubSpot si la necesitas.
A continuación, importa y audita tus datos de marketing y ventas existentes (y nuevos).
La mejor forma de saber si tus datos son buenos o malos es empezar a recopilarlos en informes visuales: cuadros, gráficos y tablas. Dado que lo que más le preocupa son los cuellos de botella en el recorrido del cliente (lo que equivale a la pérdida de oportunidades de ingresos), aquí tiene un par de informes sencillos con los que puede empezar:
Informe sobre el embudo de conversión por etapas del ciclo de vida
Este informe muestra los porcentajes de conversión en cada etapa y te permite identificar dónde se atascan los clientes potenciales a lo largo de su viaje hacia convertirse en "cliente".
En este ejemplo, los leads no se están convirtiendo en clientes potenciales calificados para marketing (MQL) o ventas (SQL) a un ritmo aceptable... probablemente significa que el marketing y las ventas necesitan estar mejor alineados en su definición de oportunidad "cualificada".
Esto es algo que tú, como líder de RevOps, puedes abordar y solucionar.
🔎 Relacionado: ¿Qué son exactamente MQL y SQL?
Informe sobre el total de contactos por etapa del ciclo de vida
Muestra todos los contactos de la base de datos y en qué fase del ciclo de vida se encuentran. Fíjate en los altos recuentos en las etapas de "Suscriptor" y "Cliente potencial". Aunque siempre tendremos más contactos allí que en "Oportunidad" y "Cliente", hay que investigar por qué es tan alto.
Muestra todos los contactos de la base de datos y en qué fase del ciclo de vida se encuentran. Fíjate en los altos recuentos en las etapas de "Lead" y "Lead Calificado por Marketing". Aunque siempre tendremos más contactos allí que en "Lead Cualificado por Ventas" "Oportunidad" y "Cliente", hay que investigar por qué es tan alto.
¿Estás captando demasiados clientes potenciales no cualificados? Si es así, mejora la captación de clientes potenciales, quizás optimizando el gasto en publicidad.
Esto te ayudará a dejar de consumir tus ingresos.
O... ¿no estás nutriendo adecuadamente los que SON buenos clientes potenciales? Si es así, optimiza tus esfuerzos de BDR/SDR y empieza a cualificar y crear conversaciones.
Y, de una vez por todas, ¡obtén más ingresos!
De nuevo... ¡algo que tú, como líder de RevOps, puedes abordar y solucionar!
Estos son sólo ejemplos iniciales. Hay muchos más informes que pueden (y deben) ser extraídos para empezar a entender si tus datos son o no lo suficientemente buenos como para confiar en ellos.
Fase 2: Definir las etapas del ciclo de vida y los desencadenantes
HubSpot viene de fábrica con etapas del ciclo de vida y definiciones básicas. Pero, RARAMENTE encontramos equipos de marketing, ventas y servicios alineados en torno a lo que define cada etapa Y, lo que es más importante, lo que mueve a un contacto de una etapa a otra una vez que cumple con los criterios apropiados...
…¿se cambia manualmente la etapa del ciclo de vida?
…¿cambia a través de la automatización?
…O, ¿cambia a través de una actualización de la API de un CRM de terceros?
Es necesario definir qué es responsable de este movimiento de la etapa del ciclo de vida. Y, a continuación, debes configurar tus workflows, la validación y los permisos para asegurarte de que sucede de la misma manera, cada vez.
Fase 3: Establecer el método de medición
Para supervisar y optimizar los cuellos de botella de forma continua, necesitas saber lo que estás buscando. Tome cada una de las etapas del ciclo de vida en HubSpot y asigna lo siguiente:
Responsabilidad - Es alguien que responderá por los problemas y ayudará a implementar soluciones para arreglarlos. Por lo general, el líder de marketing, ventas o servicios toma el liderazgo en una o más etapas del ciclo de vida.
Conversiones - Documenta tus tasas de conversión actuales de una etapa del ciclo de vida a la siguiente. Es probable que veas que tienes una gran caída en la conversión de MQL a SQL si nunca has analizado esto antes.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) en cada etapa - Elige una o dos métricas principales que quieras ver en un panel de control en cada nivel. Deben ser cosas importantes que te permitan identificar fácilmente un cuello de botella. Ejemplos son "nº de MQLs" en la etapa de Marketing Qualified Leads; o "€ Cantidad de Nuevas Oportunidades" en la etapa de "Oportunidad".
Métricas en cada etapa - Estas son las métricas principales en cada etapa. Si los KPIs son el resultado final, el número después del hecho, ¿Cuáles son los números que te permiten saber que podrías tener un cuello de botella en el horizonte?
Establecerlos ahora te permitirá crear cuadros de mando en HubSpot para ayudarte a detectar fácilmente los cuellos de botella de los ingresos en el futuro.
Fase 4: Mapear el flujo del viaje del comprador
Con las etapas del ciclo de vida definidas y los movimientos regidos por los procedimientos operativos estándar (SOP) documentados y la configuración adecuada de HubSpot, es el momento de asegurarte de que todo el mundo en la empresa sabe exactamente cómo fluyen los clientes potenciales (en última instancia, los ingresos potenciales) a través de tu organización.Y la verdad es que probablemente ni tú mismo lo sepas... sé honesto.
Y como no puedes arreglar lo que no sabes que está roto, así es como vas a ver dónde podrían estar fallando los datos.
Reúna a los líderes de marketing, ventas y servicios y traza un diagrama de flujo real de cómo los clientes potenciales se mueven a través de tu organización. Es importante hablar de cada punto de entrada, cada ruta de decisión y cada experiencia que pueda tener un cliente.
Te sorprenderás de la cantidad de "grietas" que encontrarás por las que se cuelan los clientes potenciales. Pueden ser:
- Grietas en las transferencias entre departamentos
- Grietas en la automatización donde los prospectos se quedan atascados y olvidados
- Grietas en la sincronización de datos entre sistemas de software donde los prospectos nunca llegan a tu equipo de ventas
Construye este diagrama de flujo como una diapositiva digital. Sólo tienes que utilizar PowerPoint o Google Slides, a menos que tengas una herramienta más sofisticada a tu disposición, (nosotros usamos Funnelytics). Ahora, rellena todas esas grietas. Sé tan detallado como sea necesario y asegúrate de que tienes un camino para cada escenario posible a lo largo del viaje de tu cliente potencial.
He aquí un ejemplo de la primera parte de un flujo de clientes potenciales. Esto es sólo una muestra. El gráfico real tiene 6 diapositivas...
Fase 5: Crear la automatización para gestionar el flujo de clientes potenciales
Esto va a ser MUY personalizado a tus necesidades específicas. Necesitas manejar estratégicamente la gran cantidad de herramientas de HubSpot, incluyendo- Workflows
- Validación de la etapa de negociación
- Lead scoring (puntuación de clientes potenciales)
- Permisos de usuarios y equipos
Me gustaría poder darte un plan de acción y una varita mágica... pero, no es una tarea fácil.
Requiere una comprensión de las herramientas en HubSpot, y en muchos casos, una comprensión más que decente de cómo se construyen las bases de datos - e incluso algunos conocimientos de JavaScript.
CONSEJO PROFESIONAL: La nueva oferta de HubSpot, Operations Hub, abre un mundo de herramientas de depuración y validación de datos a través de la capacidad de añadir JavaScript personalizado a tus workflows. Considera para esto colaborar con un Partner de HubSpot como Smartbound.
🔎Relacionado: Operations Hub impulsa tu estrategia RevOps
Las tareas básicas de configuración de HubSpot, como la personalización de las plantillas, la configuración de los DNS y la gestión de los usuarios, se pueden realizar en un tiempo relativamente corto. Pero este nivel de configuración personalizada puede tardar meses en completarse.
Por lo tanto, prepárate para un viaje... pero una vez en el otro lado de esta configuración, verás que vale la pena la inversión de tiempo y dinero.
- Tendrás tu máquina de marketing, ventas y atención al cliente bien engrasada, asegurando la mejor experiencia, sin fisuras, tanto para tus prospectos/clientes como para tu equipo interno.
- Sabrás que tus datos están limpios y son fiables.
- Tendrás la capacidad de sacar informes significativos en un abrir y cerrar de ojos... y, esto es más de la mitad de la batalla cuando se configura adecuadamente para RevOps.
Fase 6: Sigue una hoja de ruta mensual para optimizar continuamente tu HubSpot
Esta fase es continua... para siempre
No existe eso de " configurarlo y olvidarlo" en HubSpot.
Al igual que la compra de un coche que quieres que siga funcionando durante muchos años, tu HubSpot necesitará constantes puestas a punto, cambios de aceite y actualizaciones a medida que tu negocio evoluciona. Siendo realistas, las primeras 5 fases sólo te han servido para ponerte en marcha con RevOps en HubSpot... no te han dado la configuración de tus sueños.
Haz un "proyecto especial" al mes durante un año para sacar el máximo partido a HubSpot
Es cierto...
Muchas de las funciones de HubSpot son de tipo "apuntar y hacer clic" y están listas para ser utilizadas desde el principio. Sin embargo, hay un montón de herramientas que son como un lienzo en blanco a la espera de que un artista de HubSpot venga y las convierta en algo hermoso.
Para esas configuraciones más pesadas, muchas de las cuales implican una estrategia y la participación de tu equipo ejecutivo, querrás establecer una reunión mensual (si no semanal) de Smarketing. Esto asegurará que tus equipos de marketing y ventas estén alineados tanto en la eficacia de los leads entrantes como en tu hoja de ruta de optimización de HubSpot.
🔎 Relacionado: Smarketing para una mejor colaboración entre ventas y marketing
Aquí hay un ejemplo muy común de hoja de ruta de optimización de HubSpot que vemos que muchas empresas adoptan después de su onboarding e implementación de HubSpot. Se trata de un "proyecto especial" por mes que asegura que estás sistemáticamente picando en toda la mina de oro, a menudo subutilizada, de HubSpot:
- Personalización de correos electrónicos y páginas de destino
- Configuración y monitorización de chatbot
- Creación de objetos personalizados
- Segmentación profunda
- Secuencias de ventas para outbound
- Configuración de fragmentos y plantillas de ventas
- Workflows de marketing para nutrición
- Automatización del embudo de contenidos
- Puntuación de leads en profundidad
- Configuración y formación en marketing basado en cuentas
- Configuración de la biblioteca de productos
- Configuración de la encuesta Net Promoter Score (NPS)
- Limpieza técnica mensual de SEO utilizando la herramienta de SEO de HubSpot
- Eliminación mensual de leads no cualificados
- Revisión y mantenimiento trimestral de buyer persona
- Creación y mantenimiento de informes personalizados
06. Tus próximos pasos para RevOps en HubSpot
Bueno, eso fue mucho.
Por lo tanto, tu primer paso siguiente es simplemente decidir si RevOps en HubSpot es adecuado para tu empresa.
Si necesitas ayuda para navegar por esas aguas, reserva algo de tiempo con un experto en RevOps en HubSpot de Smartbound. En sólo 30 minutos sabrás si RevOps en HubSpot es o no adecuado para ti.
Y cuando decidas que es el momento de empezar a operativizar tus ingresos sólo tienes que remangarte y dar el paso por tu cuenta.
Utiliza esta guía como trampolín. Puedes hacerlo.
Y, si ves que no puedes... agenda tu reunión... nos encantará ayudarte.
